Delen
Als je hybride werken – deels thuis en deels op de zaak – integraal onderdeel maakt van je manier van (samen)werken, levert je dat allerlei voordelen op. Het thema staat niet voor niets op de agenda bij veel bedrijven. Om te zorgen dat je geen dingen over het hoofd ziet, zetten we hier vier concrete, praktische stappen op een rijtje.
Hybride werken klinkt heel eenvoudig. Je werkt deels thuis en deels op kantoor. Toch zul je als organisatie een aantal vragen moeten beantwoorden om hybride werken in goede banen te leiden. De volgende 3 zijn daarbij in ieder geval belangrijk:
Het is belangrijk om te bepalen wat je wil bereiken met hybride werken. Is het bijvoorbeeld vooral bedoeld om aantrekkelijk te zijn als werkgever? Wil je minder CO2 uitstoten? Of moet je klant er vooral beter van worden? Hoe duidelijker je doelen met hybride, hoe groter de kans dat hybride slaagt.
Hier bepaal je welke keuzeruimte je als organisatie biedt qua plaats én tijd van werken. Kunnen medewerkers in principe 24/7 overal ter wereld werken of vind je het belangrijk om grenzen te stellen wat betreft werktijden en -locaties. Tip: zorg dat je in ieder geval ruimte maakt waarbinnen medewerkers zelf kunnen kiezen. Autonomie is een belangrijk kernelement van hybride werken. Dat betekent overigens niet dat je als organisatie geen grenzen mag stellen.
Het helpt als je als organisatie een beperkte set spelregels of uitgangspunten hebt voor je hybride werken. Zo geef je je medewerkers en leidinggevenden handvatten om samen hybride werken vorm te geven. Een compleet handboek met allerlei ge- en verboden is niet nodig en werkt zelfs averechts, maar een A4’tje met daarop de belangrijkste spelregels zorgt voor richting en duidelijkheid.
Om duurzaam en gezond hybride te werken is het belangrijk om randvoorwaarden op het gebied van HR en arbo, ICT en facilitair te realiseren. Wellicht zijn in je bedrijf de meeste zaken prima op orde, maar het is aan te raden om de stand van zaken regelmatig te checken. Daarvoor kun je bijvoorbeeld een checklist van onze thuiswerkexpert gebruiken.
Vanuit HR kunnen onder andere de volgende aspecten spelen: aanpassingen van contracten, reiskosten- en thuiswerkvergoedingen, inrichting van de thuiswerkplek, vernieuwing van je trainingsaanbod en inventarisatie en evaluatie van arbo-risico’s (een RI&E). Het inregelen van HR-randvoorwaarden is een must als goed werkgever en zorgt ervoor dat medewerkers in een nieuwe setting goed en gezond kunnen werken – zowel fysiek als sociaal.
De meeste organisaties bieden voldoende middelen om ook buiten kantoor effectief te werken. Op ICT gebied gaan de ontwikkelingen echter snel en het is dus belangrijk om regelmatig te blijven evalueren of randvoorwaarden rond hardware, software, mobiele communicatie en beveiliging(!) op orde zijn.
Zeg hybride werken en veel mensen denken al snel aan thuiswerken en de veranderende rol van kantoor. Hoeveel ruimte hebben we nodig en hoe moet ons kantoor er uitzien, zijn twee belangrijke vragen voor facilitair managers. Een passend kantoor kan zeker helpen om effectief hybride te werken. Het is echter zelden nodig om je hele omgeving op de schop te nemen. Met kleine aanpassingen kom je al een heel eind.
Een open deur? Dat lijkt misschien zo, maar hoe vaak praten teams in jouw organisatie over hybride werken? En dan niet even tussen neus en lippen door bij de koffieautomaat, maar in gestructureerd overleg op teamniveau. Hybride werken is een andere manier van (samen)werken en om dat goed in te slijten is tijd en aandacht nodig. Een goede start is het maken van teamafspraken. Daarbij gaat het niet alleen om praktische afspraken als aanwezigheid, bereikbaarheid en teamoverleg, maar ook om samen nadenken hoe je een team blijft als je elkaar minder vaak ziet.
Voor medewerkers verandert er al het nodige bij hybride werken, maar leidinggevenden hebben het extra voor hun kiezen. Niet alleen moeten ze zelf hun weg vinden als hybride werker, maar ook de manier van leidinggeven verandert. Je ziet mensen minder face-to-face dus je moet op zoek naar andere manieren om met elkaar in contact te blijven. Bovendien is een balans tussen sturen en ondersteunen belangrijk. Aandacht voor en begeleiding van leidinggevenden is een van de meest effectieve acties die je als organisatie kunt nemen om hybride te verankeren.
